En el mundo del comercio internacional, tanto para importadores como exportadores es fundamental mantener relaciones sanas y confiables con todas aquellas personas con quienes llevan a cabo negocios, ya que esto es un pilar básico para el buen trato comercial y que sea beneficiosa para todas las partes de una negociación. Una solución que ayuda a esto es la auditoría a proveedores.

En medio de todo este escenario comercial, una de las relaciones más relevantes es la que mantiene un importador con un proveedor, ya que esta va más allá de solo hacer negocios.

Especialmente para los importadores es fundamental que el proveedor, además de que les brinde productos y un nivel de calidad en ellos, pueda otorgarles la confianza necesaria a lo largo del tiempo y de los tratos comerciales que realicen, ya que, si esta confianza disminuye o se rompe, no existirá más una relación y probablemente, incluso, se presenten problemas.

Cabe señalar que esto no solo es cuando recién se conoce a un nuevo proveedor con el cual se comenzará a trabajar, sino también con aquellos con los que se tiene un tiempo haciendo transacciones debido a que, con el paso del mismo, no siempre se mantiene la misma calidad.

Te compartimos: La importancia de la confidencialidad de la información con proveedores.

¿En qué consiste la auditoría a proveedores?

La auditoría a proveedores es un procedimiento preventivo que apoya a los importadores que comienzan o mantienen una relación comercial con un proveedor extranjero a cerciorarse de que dicho proveedor es confiable y cuenta con todos los permisos, certificaciones y licencias para exportar y dedicarse al comercio internacional. 

Además, la auditoría a proveedores funciona como medida preventiva contra el fraude, ya que, durante este proceso, se lleva a cabo una investigación de la empresa a través de las instancias gubernamentales pertinentes para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, patronales y comerciales.

De esa manera, se evita el trato con una “empresa fantasma”, la mercancía de mala calidad y se erradica el riesgo de ser víctima de fraude.

Esta auditoría se puede llevar a cabo en cualquier momento de la relación comercial, ya que también verifica la calidad y así ayuda a los importadores a que se aseguren de que el proveedor sigue ofreciendo las mismas cualidades en sus productos y en los procesos de fabricación.

¿Por qué contratar el servicio aunque conozcas a tu proveedor?

Como se mencionó anteriormente, una auditoría a proveedores no solo es recomendable y necesario llevarla a cabo cuando se conoce a un nuevo proveedor, sino que también es aconsejable realizarla cada determinado tiempo con el mismo proveedor.

Es recomendable ejecutar este procedimiento de forma cíclica (por ejemplo, cada 6 meses o cada año), ya que esto ayuda a los importadores a conocer si el proveedor ha llevado a cabo cambios en los procesos de fabricación de los productos.

En muchas ocasiones estas modificaciones son realizadas y se pueden deber a un ahorro en costos para maximizar las utilidades, y esto, en la mayoría de las veces, va en detrimento de la calidad.

No obstante, el verdadero problema no son los cambios que pueden efectuarse, sino que, comúnmente, el proveedor lo hace sin previo aviso a sus clientes con tal de velar por sus propios intereses.

Por supuesto, el cliente o importador no se da cuenta de esto si el producto no lo consume o lo utiliza, con lo cual, la mercancía se pone en venta sin que el importador se entere de esta alteración.

Por otro lado, si en este escenario el proveedor avisa previamente a sus clientes acerca de los cambios a realizar, es indispensable que los importadores cuenten con especialistas que verifiquen si estas modificaciones o variaciones en los procesos disminuyen la calidad de los productos o se añaden componentes poco convenientes.

En cualquier caso, siempre es importante verificar la calidad de un producto, especialmente con los importadores, ya que son ellos quienes corren el riesgo al adquirir mercancías.

Es por todo lo anterior que, sin importar si se conoce de mucho tiempo a un proveedor, se deben llevar a cabo procedimientos que sean útiles y benéficos para todas las partes con el fin de mantener mejores relaciones comerciales.

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Fuente: ISOTools.