¿Cómo se realiza una auditoría a proveedores?

Como te lo hemos compartido, la auditoría a proveedores es un servicio que apoya a los nuevos importadores de Asia a tener mayor certeza de que los proveedores con los que iniciaran a trabajar cuenten con todos los permisos y requisitos para dedicarse a esta actividad y que no están involucrados en ninguna actividad fraudulenta que pueda poner en riesgo la inversión de los compradores.

Entre las personas que han intentado o han iniciado a dedicarse a las importaciones de China, es muy común encontrarse con anécdotas de fraudes por parte de los proveedores con los que había decido trabajar.

Generalmente los fraudes van desde empresas fantasmas, que desaparecen una vez que se hace el depósito de pago de las mercancías, hasta el recibir la carga en pésimas condiciones de calidad y totalmente diferente a lo que se había enviado en pruebas. También existen proveedores que dicen ser fabricantes de la mercancía, pero en realidad revenden los productos, aumentando de esta manera los costos y obteniendo una doble ganancia al no tener gastos de fabricación.

Consulta aquí la auditoría de proveedores como medida preventiva contra el fraude.

Otra de las consecuencias a las que se atiene un importador al no realizar una auditoría a proveedores es que su proveedor en origen no cuente con la infraestructura suficiente para soportar o producir grandes cantidades de mercancía en caso de que la demanda así lo requiera.

Por ejemplo, uno de los casos más comunes es que al comenzar a importar y comercializar mercancía, los pedidos en un inicio suelen ser pequeños y sin tanta frecuencia, por lo que tu proveedor y su fábrica pueden soportar esta producción moderada de mercancía junto con la de sus otros clientes. Sin embargo, si el negocio crece y tus necesidades de importar aumentan en cantidad y frecuencia, pero tu proveedor no tiene la capacidad instalada para abastecer tus pedidos, a este le será imposible continuar trabajando contigo y tendrás que empezar de nuevo con otro proveedor que tal vez no cuenta con la calidad o los requisitos que el primero tenía.

Es por eso que, aunque tus pedidos no sean muy frecuentes y voluminosos, es importante que sepas que tu proveedor cuenta con una infraestructura sólida y robusta para en un futuro crecer con él.

¿Qué se revisa durante la auditoría a proveedores?

La auditoría a proveedores va más allá que una simple visita a la fábrica o empresa del agente en origen. Esta se realiza de una manera meticulosa y con 8 horas de trabajo hombre por parte de los auditores.

Los puntos más importantes a inspeccionar durante una auditoria a proveedores son: 

  1. Identificar las instalaciones físicas del proveedor (fábrica, almacén, oficinas).
  2. Perfil de la empresa auditada (datos relevantes: año de constitución, cantidad de empleados, licencias, permisos de exportación, certificados de calidad).
  3. Licencias y permisos gubernamentales que cada giro empresarial debe de contar y que los mismos se encuentren vigentes y en regla.
  4. Condiciones de funcionamiento tanto del aparato administrativo del proveedor como de sus líneas de producción, asegurándonos que sean lo suficientemente robustas como para poder operar las órdenes de compra de sus clientes sin contratiempos y que como se mencionó tenga una capacidad adaptada a tus visiones de crecimiento.
  5. Revisión de un programa de mantenimiento de las instalaciones que garantice que son funcionales para la correcta operación del proveedor.
  6. Inspección de capacidad de Producción instalada del proveedor.
  7. Bitácoras de mantenimiento realizado a la maquinaria.
  8. Existencia de Control de Calidad durante el proceso productivo o al final de la línea de producción.
  9. Entrevista con la persona encargada de la unidad de negocio para conocer su experiencia.
  10. Cualquier otro dato o requerimiento que necesites inspeccionar o auditar como cliente a tu proveedor.

¿Qué recibes después de la auditoría a proveedores?

Después de realizar la auditoria a proveedores, recibes un reporte completo en donde se especifica lo evaluado con respecto a todos los puntos anteriores, con fotografías y evidencias que te ayudarán a tomar una decisión más certera sobre si es conveniente o no comenzar a trabajar con dicho proveedor.

Este reporte por parte de SafeLink Inspectios & Compliance se entrega de 24 a 48 horas después de haber realizado la auditoría por medio de la plataforma electrónica de SLIC, misma que te será proporcionada por un agente comercial del equipo y en donde podrás encontrar este y futuros reportes siempre que lo necesites.

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